Zebrania firmowe – jak uczynić je znośniejszymi?
Zebrania, spotkania… wydaje się, że obecnie firmy nie są w stanie bez nich funkcjonować. Ręka do góry, kto lubi w nich uczestniczyć? Czy to nie są kolejne stracone godziny? Zamiast pracować – spotykamy się, rozmawiamy, konsultujemy oraz plotkujemy, a jakże!
Zebrania, w niektórych firmach chociażby od czasu do czasu, są koniecznością. Inni, ze względu na charakter swojej działalności i zadania, które wykonują, zmuszeni są spotykać się częściej. Jest kilka aspektów, które jeśli są dobrze przemyślane, ułatwią ten niemiły obowiązek i uczynią go znośniejszym.
Cel zebrania
Trzeba przyznać, że nie wszystkie firmowe zebrania są potrzebne. Podstawowe pytanie, które należy sobie postawić, zwołując spotkanie, po co to robimy? Jaki mamy cel? Aby nie tracić czasu, swojego i innych, dokładnie przeanalizujmy sens zebrania. Zastanówmy się, co chcemy przez to osiągnąć? Zdarza się, że niedoświadczony menadżer, lub taki, któremu brak pewności siebie, traktuje zebranie jako wymówkę przed podejmowaniem decyzji. Kiedy grupa zadecyduje, on poczuje się zwolniony z odpowiedzialności. Jednak nie tędy droga.
Liczba osób biorących udział w zebraniu
Przyjrzyjmy się liście osób, które chcemy zaprosić na zebranie. Prawdopodobnie obecność wszystkich nie jest konieczna. Warto pamiętać, że mniejsza liczba osób łatwiej podejmie decyzje, a przecież o to nam chodzi – o podjęcie decyzji, a nie porozmawianie sobie. Spotkanie bez podjętej decyzji, bez dokonania ustaleń, to czas stracony.
Termin zebrania
Ustalmy odpowiedni termin zebrania i najbardziej dogodną godzinę. Ta, wydaje się banalna, decyzja może mieć duży wpływ na frekwencję pracowników. Jeśli uznamy, że spotkanie jest konieczne i pieczołowicie dobierzemy zespół, to zebranie powinno być obowiązkowe. Zastanówmy się nad dyscyplinowaniem nieobecnych.
Sprawdź dział >> BIZNES
Czas trwania spotkania
Przygotowując spotkanie, powinniśmy z góry ustalić czas jego trwania, zakomunikować to wszystkim i przestrzegać go. Wówczas zebrani będą bardziej zdyscyplinowani i skupią się na temacie. Nie będą sobie pozwalali na odpływanie w inne kwestie, nie związane z głównym problemem. Aby zebranie nie przeciągało się w nieskończoność, warto wcześniej zapoznać ludzi z tematyką, aby pewne kwestie mogli sobie przemyśleć i przygotować się. Szkoda tracić czas na rozmyślanie podczas samego spotkania. Jeśli na zebraniu występuje konieczność zapoznania obecnych z jakimiś danymi, warto wyznaczyć jedną osobę, która przygotuje wcześniej potrzebny materiał i zreferuje go wszystkim. Zebrania firmowe – jak uczynić je znośniejszymi?
Samodzielna decyzja czy grupowa
Tak, jak są decyzje, które zarządzający może sam podjąć (a nawet powinien) i nie potrzebuje do tego zwoływać ludzi, tak i są takie, których sam podejmować nie powinien. To cenna umiejętność odróżnić jedne od drugich. Błędna decyzja może przyczynić się nawet do buntu pracowników, np. jeśli poczują się zlekceważeni.
Perfekcyjne przygotowanie do spotkania
Jeśli menadżer zwołuje ludzi, zabiera ich cenny czas, wskazuje na nich jako kompetentnych do wspólnego podejmowania decyzji, musi być perfekcyjnie przygotowany do zebrania. Jeśli będzie się gubił, szukał notatek, nie będzie mógł przypomnieć sobie ważnych danych, straci szacunek swoich podwładnych.
A jak często u Was organizuje się zebrania? Czy są potrzebne? A może to tylko marnowanie czasu? Co sądzicie o takich spotkaniach firmowych?
Polecamy również:
>> Więzi pracownicze – jak się kształtują?
>> Niezapisane to zapomniane – sztuka notowania
>> Chcę się uwolnić – o tym, dlaczego czasem musimy odejść z pracy
