Dobra organizacja pracy – 4 przykazania
Nasze codzienne działania, w życiu prywatnym i zawodowym, wymagają w mniejszym lub większym stopniu odpowiedniego przygotowania. Niezależnie od tego, co masz do wykonania, jest kilka zasad, które pomogą Ci uporać się z zadaniem. Przedstawiam Ci swoistą bazę dobrej organizacji.
Planowanie
To postawa wszelkich działań. W zasadzie nie istnieje organizowanie bez planowania. Im lepiej rozplanujesz swoje działania, tym Twoja organizacja będzie sprawniejsza. Jeśli coś robisz bez przygotowania, bez planowania, to nie organizujesz, ale po prostu DZIAŁASZ. Organizowanie to PROCES.
Na początek postaw sobie przed oczami swój cel, który musisz zrealizować. (tutaj nasz poradnik) Może to być przyjęcie urodzinowe Twojego dziecka lub szkolenie dla pracowników. To nie ma znaczenia. Im więcej szczegółów tym lepiej. Potem cofnij się w czasie. Pomyśl o tym, co musisz zrobić godzinę przed tym wydarzeniem, dzień przed, tydzień, a może i miesiąc, aż do dnia dzisiejszego. Rozplanuj wszystko w czasie, krok po kroku. Pomyśl o wszystkim, co będzie potrzebne do kupienia, pożyczenia, zamówienia i zrobienia. Dobra organizacja pracy – 4 przykazania
Przeanalizujmy ten proces na przykładzie urodzin i tortu. Musisz zamówić go odpowiednio wcześnie (wyznacz datę). Przed Tobą stoi kilka decyzji do podjęcia – którą cukiernie wybrać, jakiej wielkości ma być tort (czyli dla ilu gości), jakiego ma być smaku, jak udekorowany itd. Czy którąś z tych decyzji musisz z kimś skonsultować, czy masz wolną rękę, a może sprawdzisz parę rzeczy w internecie lub osobiście odwiedzisz kilka cukierni. Ustal, kiedy tort zostanie przywieziony (wyznacz datę i godzinę) oraz przez kogo. Zostaje jeszcze ustalić, w którym momencie zostaną zdmuchnięte świeczki (musisz je kupić dodatkowo lub zajmie się tym cukiernia). W przypadku najzwyklejszego tortu opcji jest wiele (możesz też zrobić go sama), a przecież tort to tylko jeden niewielki element układanki.
Notowanie
To czynność ściśle powiązana z procesem myślowym, jakim jest planowanie. Im bardziej skomplikowane zadanie, tym notowanie jest bardziej konieczne i powinno być bardziej szczegółowe. Co jakiś czas wracaj do notatek. Czytaj je, a sama się zdziwisz, o ilu rzeczach, o których pomyślałaś wcześniej, zdążyłaś już zapomnieć. Okaże się także, że to o czym już zapomniałaś, to były bardzo ważne rzeczy, ale w natłoku spraw nie zajęłaś się nimi. Poza tym, zapisywanie oczyszcza umysł i robi miejsce nowym rzeczom, na które do tej pory nie było miejsca w Twojej głowie.
Sprawdź dział >> SAMOROZWÓJ
Plan B
To czas, by włączyć w sobie pesymistę i pomyśleć, co może pójść nie tak. Im ważniejsze zadanie przed Tobą stoi, tym więcej czasu poświęć na plan awaryjny. Oczywiście wszystkiego nie sposób przewidzieć i na wszystko się przygotować. Chodzi o takie rzeczy, jak deszczowa pogoda, gdy robisz imprezę na zewnątrz lub rozładowana bateria w mikrofonie podczas organizowanego eventu. Zastanów się, jakim wpadkom możesz zapobiec lub jak możesz się przygotować, gdy jakieś elementy Twojej układanki nie są do końca pewne, np. nie jesteś w stanie przewidzieć dokładnej liczby gości. Bardzo często jest to zaniedbywany element przygotowań, najczęściej podyktowany zbyt wielkim optymizmem lub podejściem „wtedy będę się tym martwił”. Im większy prestiż sprawy, tym bardziej pochyl się nad tym punktem, a w razie problemów nie pożałujesz. Dobra organizacja pracy – 4 przykazania
Koordynacja
Gdy wybije godzina zero, poczucie spokoju przyniesie świadomość pracy, którą włożyłaś, by dopiąć wszystko na ostatni guzik. Tobie zostaje rola nadzorcy, który czujnym okiem kontroluje przebieg całości.
Owe 4 przykazania dobrej organizacji dla Ciebie nich będą wskazówkami ku doskonaleniu swojej pracy. Może masz jakieś własne sprawdzone metody, bez których nie podejmujesz działań. Chętnie się z nimi zapoznam.
